Glossaire

Les termes utilisés dans ce formulaire seront définis dans chaque question correspondante. Cependant, pour la lecture des instructions suivantes sur cette page, il est nécessaire de définir dès à présent certains termes essentiels.

Entités

Une entité est une unité d'information distincte qui peut être identifiée de manière unique et décrite par des propriétés ou attributs. Une entité représente un objet, une personne, un événement ou un concept pertinent pour la documentation culturelle et patrimoniale.

Exemple :

Objet : tableau, manuscrit, amulette, photographie, document d'archives, livre, enregistrement audio, microfilm, etc.
Personne : artiste, auteur, conservateur, chercheur, donateur, etc.
Événement : exposition, découverte, restauration, acquisition, publication, etc.
Lieu : musée, site archéologique, réserve, salle de lecture, etc.
Concept : technique artistique, style, mouvement artistique, genre littéraire, type documentaire, etc.

Attributs

Un attribut correspond à une caractéristique ou propriété qui décrit ou qualifie une entité. Il peut s'agir d'une valeur littérale (texte, nombre, date, etc.) ou d'une relation vers une autre entité, permettant de détailler ses caractéristiques ou ses liens.

Exemple :

Titre : le nom ou le titre donné à l'objet.
Date : date de création, d'acquisition ou de réalisation.
ISBN / Identifiant : numéro unique d'identification.
Auteur / Créateur : personne ou groupe responsable de la création ou de la conception.
Nombre de pages : pour caractériser la longueur du livre.
Localisation / Provenance : musée, site archéologique, réserve ou collection.

Un attribut peut également faire partie d'un groupe d'attributs, qui réunit plusieurs caractéristiques liées.

Exemple :

Le groupe « autres noms » peut être composé des attributs Type, Nom et Remarque.
Les attributs De, À, Lieu, Remarques peuvent constituer le groupe d'attributs « Dates ».

Dans ce questionnaire, nous nous référerons par « attribut » uniquement aux attributs simples. Les groupes d'attributs feront l'objet de questions spécifiques à des moments précis.

Modèle de Métadonnées

Un modèle de métadonnées est un schéma conceptuel qui définit quelles informations sont enregistrées et comment celles-ci sont organisées (champs, relations entre entités, propriétés).

Le modèle peut correspondre à un standard externe reconnu ou à un modèle interne développé par l'institution.

Exemple :

Un standard externe reconnu : Dublin Core, CDWA ou LIDO.
Un modèle interne est un schéma utilisé pour cataloguer les items avec des champs et des règles spécifiques à une ou plusieurs institutions. Ce modèle peut être géré au moyen d'outils comme Musinfo, FileMaker ou des classeurs Excel.

Définition de l'unité d'analyse de cette enquête

Veuillez remplir ce questionnaire séparément pour chaque ensemble de données cohérent de votre institution — autrement dit, pour chaque jeu de données.

Cette approche permettra de distinguer des ensembles de données très différents et sans lien au sein d'une même institution, en tenant compte des spécificités propres à chaque jeu de données (modèle de données, vocabulaire, état de curation, type de ressource, structure de l'information, etc.) et de les analyser en fonction de ces caractéristiques propres.

Jeu de données

Dans ce questionnaire, un jeu de données est défini comme un ensemble de données qui répond aux deux conditions suivantes :

Des attributs permettent de mettre en relation les diverses entités.
Les données sont gérées selon un même modèle de métadonnées (ou la même combinaison de modèles).

À la suite, nous analyserons en détail ces deux conditions :

Relations entre entités

Dans ce questionnaire, un jeu de données est considéré comme tel lorsqu'il contient au moins un attribut reliant différentes entités, permettant de représenter leurs relations, interactions ou dépendances.

Exemples de relations entre entités à travers les attributs :

Un attribut « Auteur » de l'entité Œuvre relie l'oeuvre à une entité Personne, représentant une relation « a été créé par ».
Un attribut « Événement associé » de l'entité Document relie le document à une entité Événement, représentant une relation « a eu lieu lors de ».
Un attribut « Domaine » de l'entité Œuvre relie plusieurs oeuvres entre elles, représentant une relation « appartiennent au même domaine thématique ou conceptuel ».

Il n'est pas nécessaire que toutes les entités soient reliées directement entre elles ; certaines relations peuvent être établies indirectement via d'autres entités.

Modèle de métadonnées

Dans ce questionnaire, un jeu de données est également défini par le fait que ses informations sont gérées selon un même modèle de métadonnées (standard reconnu ou développé par l'institution).

Cependant, il est fréquent que les institutions GLAM combinent plusieurs modèles pour documenter un même jeu de données, ou qu'elles complètent un modèle préexistant standard par des règles et des champs spécifiques définis par l'institution.

Pour ce questionnaire, chaque ensemble de données qui combine des modèles sans chevauchement de champs doit être considéré comme faisant partie d'un unique jeu de données et doit être renseigné en conséquence.

Exemple de combinaison de modèles cohérente (jeu de données unique) :

Un musée documente sa collection de peintures en utilisant Dublin Core pour les métadonnées de base (titre, auteur, date) et un modèle interne pour les informations de conservation (emplacement, historique des restaurations). Comme les champs ne se chevauchent pas et se complètent, il s'agit d'un jeu de données unique.

Exemple de chevauchement de champs (jeux de données séparés) :

Une institution documente ses collections en utilisant EAD pour les documents administratifs, où le champ « Titre » correspond au titre officiel du document, et VRA Core pour les photographies, où le champ « Titre » correspond au nom donné à la photographie (souvent descriptif ou inventé). Même si les deux modèles utilisent le champ « Titre », ils ne réfèrent pas à la même nature de l'information, et ces ensembles de données doivent donc être considérés comme distincts et enregistrés séparément.

Des détails supplémentaires sur le modèle et son application à des parties spécifiques du jeu de données pourront être précisés dans des questions spécifiques plus loin dans le questionnaire.

Couverture de la réponse

Il est demandé de répondre pour toutes les entités et les attributs qui sont considérés comme publiables dans la plateforme de données interconnectées. En cas de doute, il est préférable de les inclure dans la réponse afin de pouvoir évaluer leur publiabilité de manière comparative, en tenant compte des résultats du questionnaire.

En résumé

Ce questionnaire doit être rempli pour chaque ensemble d'informations interconnectées suivant les mêmes règles de structure, même si le degré de curatelle et de standardisation peut varier.